Privacybeleid

Algemeen beleid inzake verwerking van persoonsgegevens

Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van uw persoonlijke gegevens van essentieel belang is. Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, doen we dat dan ook in overeenstemming met de General Data Protection Regulation van 27 april 2016 (hierna de ‘GDPR’).

Via deze privacyverklaring willen we u duidelijkheid geven over:

• Wie de verantwoordelijke is voor de verwerking (DEEL I)
• Welke verwerkingen wij juist doen (DEEL II)
• Welke rechten u juist hebt met betrekking tot deze verwerkingen (DEEL III)

U wordt dan ook vriendelijk uitgenodigd deze privacyverklaring aandachtig door te nemen, en dit ook regelmatig te doen. Toekomstige aanpassingen zijn immers niet uit te sluiten.

Om de leesbaarheid van deze tekst te verhogen, geven we hieronder een aantal definities:

Persoonsgegevens (in de ruime betekenis): alle informatie waarmee een natuurlijk persoon kan geïdentificeerd worden.

Verwerking van gegevens: elke verrichting van persoonsgegevens en meer bepaald het verzamelen, registreren, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorgeven, verspreiden of ter beschikking stellen in om het even welke vorm, vergelijken of in verband brengen met elkaar, beperken, wissen of vernietigen van dergelijke gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: ieder natuurlijk persoon of rechtspersoon, overheidsinstelling of andere instantie die al dan niet samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking bepaalt.

Datalek: een inbreuk op de beveiliging die leidt tot onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, niet toegelaten verspreiding of toegang tot persoonsgegevens.

Is er toch iets niet helemaal duidelijk, dan kan u steeds contact opnemen met Pascal Declercq op het mailadres pascal@zakenkantoordeclercq.be.

DEEL I. Verwerkingsverantwoordelijke

Wij nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Dit vormt aldus ons algemene beleid op het vlak van gegevensverwerking.

De verwerkingsverantwoordelijke is Zakenkantoor Pascal Declercq BV, Spoorwegstraat 54, 8930 te Lauwe, Ondernemingsnummer 0476.402.929, RPR Gent afdeling Kortrijk.

Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met Pascal Declercq op het mailadres pascal@zakenkantoordeclercq.be.   Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

We verlenen alleen toegang tot uw persoonsgegevens aan personen voor wie het noodzakelijk is voor de uitvoering  van hun taken.   Zij zijn gebonden door een strikt beroepsgeheim en moeten voldoen aan alle technische en organisatorische vereisten om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen.

DEEL II. Welke verwerkingen doen wij juist?

1. Wanneer verzamelen en verwerken wij gegevens?

Wij verzamelen en verwerken gegevens over u wanneer u als klant op onze bemiddelingsdiensten inzake financiële producten,  onze raad over financiële planning of op een andere financiële dienstverlening  een beroep doet of  wanneer U op een of andere manier met ons contact opneemt.

Bent u leverancier, dan worden uw gegevens of deze van uw contactpersonen verwerkt in het kader van deze activiteiten. Verder worden uw gegevens, als klant of als leverancier, verwerkt bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten.

In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens met de bedoeling u onze diensten voor te stellen (direct marketing).

Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen.

2. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?

Het gaat over de relevante Persoonsgegevens in de ruime betekenis die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van de bemiddelingsdienst, de financiële raad over financiële planning of een andere financiële dienstverlening  waarvoor u op ons een beroep doet.

• Persoonsgegevens (enge betekenis) : naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geslacht, burgerlijke staat, gezinsgegevens, geboortedatum en -plaats, professionele gegevens, sociaal statuut, relatie met de verzekerde, begunstigde of verzoeker van tussenkomst, inclusief contactgegevens van minderjarigen uit uw gezin als verzekerde of begunstigde.
• Identificatiegegevens: nationaal identificatienummer, identiteitskaartnummer.
• Financiële informatie: bankrekeningnummer, inkomsten en uitgaven, vermogensoverzicht en andere financiële informatie.
• Vermogensrechtelijke informatie inclusief productinformatie van aangekochte producten.
• Informatie over het verzekerd risico: medische gegevens (huidige of vroegere medische aandoeningen, gezondheidstoestand, informatie over verwondingen of handicaps, relevante persoonlijke gewoonten, medische voorgeschiedenis).
• Informatie over de verzekeringspolis, de offertes die particulieren ontvangen en de polissen die zij verkrijgen.
• Informatie over eerdere schadevergoedingsclaims waaronder medische gegevens.
• Marketing gegevens in overeenstemming met de rechtmatigheid van verwerking om reclame van ons en derden te ontvangen.
• Ingevulde Mifid/IDD vragenlijst met bijhorende score (risiconiveau)
• CRM-gerelateerde data: afspraken, gebeurtenissen, communicatie, notities en taken.

Medische of gevoelige informatie die wij nodig hebben  in het kader van de bemiddeling voor het sluiten en het beheer van een verzekeringsovereenkomst, in het kader van Raad over Financiële Planning of ander financieel advies kunnen wij enkel verwerken als U ons hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming geeft.

Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen. 

De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of plannen voor toekomstige producten of diensten. Financiële gegevens moeten worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.

Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet. Als u onze website bezoekt, wordt daarbij gebruik gemaakt van cookies waarover u meer informatie kan vinden in ons cookiebeleid.

3. Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken wij gegevens?

Deze gegevens verwerken wij voor bemiddelingsdiensten in financiële producten, raad over financiële planning, andere financiële dienstverlening en direct marketing (om u te informeren over de diensten die wij aanbieden), leveranciersbeheer, boekhouding en communicatie/public relations.

Wij gebruiken deze Persoonsgegevens :

• Om te antwoorden op uw verzoeken en te communiceren met U en anderen in het kader van onze activiteiten
• Om U te ondersteunen en te begeleiden in het kader van onze diensten
• Om U belangrijke informatie toe te sturen met betrekking tot wijzigingen aan onze producten en diensten, onze algemene voorwaarden van dienstverlening, en andere administratieve, technische of commerciële informatie
• Om beslissingen te nemen over het leveren van diensten aan U
• Om U te voorzien van marketinginformatie inclusief info over onze producten of andere producten en diensten die aangeboden worden door onze externe partners en dit in overeenstemming met uw aangegeven voorkeuren
• Om klachten op te lossen en om toegang tot of correctie van gegevens te beheren
• Om toepasselijke wetten en reglementaire verplichtingen na te leven inclusief wetten buiten het land waar U woont zoals de antiwitwas wetgeving alsook om gerechtelijke procedures na te leven en verzoeken van overheidsinstanties te beantwoorden inclusief buitenlandse overheidsinstanties

Als wij Persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden dan deze die in dit beleid zijn uiteengezet, zullen wij informatie verstrekken over het nieuwe doel en zullen wij U informeren over het nieuwe doel en alle noodzakelijke informatie aanleveren vooraleer wij met de nieuwe verwerking starten.

We nemen redelijke stappen om ervoor te zorgen dat de verwerkte persoonlijke informatie betrouwbaar is voor het beoogde gebruik en zo nauwkeurig en volledig als nodig is om de doeleinden beschreven in dit beleid te vervullen.

Wat onze website betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zoveel mogelijk af op u als gebruikers ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.

4. Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door ons?

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij direct marketing en communicatie, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen. Als wij uw e-mailgegevens willen gebruiken om u commerciële berichten toe te sturen, zullen wij u, in de mate dat u geen klant bent, steeds voorafgaandelijk toestemming hiervoor vragen.

5. Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer en boekhouding. Ze worden tevens meegedeeld aan externe dienstverleners en leveranciers die ons helpen bij de uitvoering van onze activiteiten  zoals b.v. verzekeringsmaatschappijen waarbij U via onze bemiddeling een verzekeringspolis afsluit, het DORI-platform nl. het platform voor de professionele distributeur van levensverzekeringen, het Profit Planner Platform voor doelgeoriënteerde Financial Planning, support, hosting enz.

Wanneer we relevante persoonsgegevens aan een dienstverlener verstrekken, zal deze zorgvuldig worden geselecteerd en passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen.

Binnen het kader van  Raad over Financiële Planning of andere financiële dienstverlening kunnen wij ze voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten doorgegeven aan onderaannemers ( o.a. fiscale en juridische experten)  waarop wij een beroep  doen en dit mits uitdrukkelijke toestemming van de klant.

Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen.

6. Datalek

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen die in overeenstemming zijn met toepasselijke wetgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming.  Als U reden heeft om aan te nemen dat uw interactie met ons niet langer veilig is (bijvoorbeeld als U van mening bent dat de veiligheid van uw persoonlijke informatie die U mogelijk bij ons hebt, in het gedrang is gekomen) stel ons dan onmiddellijk hiervan op de hoogte.

Ingeval van een datalek dienen we dit mogelijks te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokkene perso(o)n(en).  In ernstige gevallen moet wij deze melding doen aan voormelde Gegevensbeschermingsautoriteit en dit uiterlijk 72 uren na kennisname van het lek.  Meer bepaald zijn wij verplicht elke schending van de persoonsgegevens te documenteren.  Dit houdt in dat we de feitelijke omstandigheden en de gevolgen van de schending dienen aan te geven.  Wij dienen eveneens aan te geven welke maatregelen wij getroffen hebben om eraan te verhelpen.  Dit alles om de gegevensbeschermingsautoriteit toe te laten om de naleving van de GDPR te controleren.

7. Worden uw gegevens doorgegeven buiten Europa?

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen, dit zijn landen die niet behoren tot de Europese Economische Ruimte (die wordt gevormd door de Europese Unie, samen met IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). Als dat gebeurt, dan zorgen wij ervoor dat de derde landen over een adequaat beschermingsniveau beschikken dan wel dat wij zorgen voor passende waarborgen door met de ontvangers in die derde landen zogenaamde modelcontractbepalingen te sluiten. Indien dit niet mogelijk is, zorgen wij ervoor dat wij ons kunnen baseren op een van de afwijkingen waarin de GDPR voorziet. Voor vragen in dit verband kan u contact opnemen met Pascal Declercq op het mailadres pascal@zakenkantoordeclercq.be.  

8. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.

9. Bewaartermijnen

Uw gegevens worden bewaard gedurende de periode dat uw dossier of relatie actief is en na het einde van onze overeenkomst gedurende de termijn die de regelgever oplegt of die noodzakelijk is in het belang van de verwerkingsverantwoordelijke.

Hebben we uw gegevens bekomen of worden deze uitsluitend verwerkt in het kader van direct marketing dan bewaren we uw gegevens gedurende 2 jaar.

10. Minderjarigen

Wij verwerken in beginsel geen persoonsgegevens van en over minderjarigen. In elk geval verwerken wij nooit bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van hun wettelijke vertegenwoordiger die vereist is om de producten en diensten van ons te gebruiken en om daarna de rechten met betrekking tot de gegevens van de minderjarige uit te oefenen.

Als er toch te goeder trouw persoonsgegevens van minderjarigen zouden verwerkt worden, zullen wij deze zo snel mogelijk na kennisname wissen.

Deel III. Uw rechten

Als wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, kan u zich hiertegen te allen tijde verzetten. Daartoe volstaat het contact op te nemen met Pascal Declercq op het mailadres pascal@zakenkantoordeclercq.be.  

U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij Pascal Declercq op het mailadres pascal@zakenkantoordeclercq.be met een bewijs van uw identiteit (kopie voorkant en achterkant van uw identiteitskaart samen met een uitlezing van de adresgegevens op de chip van uw identiteitskaart). Dit vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.

Klachten
Indien u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be – Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel).